Av.Meryem Kılıç

Av.Ayşe Hüma Lofça

Giriş

»6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 16’da yer alan düzenleme ile kişisel veri işleyen tüzel kişi (Anonim şirket, limited şirket ve diğer şahıs şirketleri) veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolması zorunlu tutulmuştur. Kural Sicil’e kaydolmayı öngörse de bu Sicil’e kaydolmaktan muaf tutulanlar da vardır. Bu konuya aşağıda ayrıntıları ile değinilecektir.

»Aşağıda açıklanacağı üzere Sicil’e kaydolmaktan muaf tutulanlar dışındakiler için yasal zorunluluk gereği Sicil’e kişisel veriler işlenmeye başlanmadan önce kayıt olunması esastır. Bu nedenle tüzel kişilerin VERBİS sistemine kayıt sürecinin incelemesinin faydalı olacağı düşünüldüğünden, yazımızda öncelikle Sicil’e kayıt olmaktan muaf tutulanlar ve devamında da muaf tutulmayanlar için kayıt süreci irdelenecektir.

Veri Sorumluları Sicili’ne Kaydolmaktan Muaf Tutulanlar

»Kişisel Verileri Koruma Kanunu madde 16’da genel hatlarını belirleyerek kurula Sicil’e kayıttan muaf tutulacak kişileri belirlemede hareket alanı tanımıştır. Kurul da anılan yasal düzenlemenin verdiği takdir yetkisini kullanarak Sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirilen veri sorumluları ile ilgili 02.04.2018 tarihli ve 2018/32 sayılı kararı ile aşağıdaki kişileri Sicil’e kaydolmaktan muaf tutmuştur. Bunlar;

−Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,

−Noterler,

−Yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen Türkiye’de yerleşik dernek, vakıf ve sendikalar,

−Siyasi partiler,

−Avukatlar,

−Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler.

»Ayrıca yukarıda sayılanlar dışında Kişisel Verileri Koruma Kurulu; kişisel verinin niteliği, kişisel verinin sayısı, kişisel verinin işlenme amacı, kişisel verinin işlendiği faaliyet alanı, kişisel verinin üçüncü kişilere aktarılma durumu, kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlardan kaynaklanması, kişisel verilerin muhafaza edilmesi süresi, veri konusu kişi grubu veya veri kategorileri kriterlerine göre Sicil’e kayıttan muaf tutulacak veri sorumlularını belirleyebilir. Kurul bu kriterlere göre belirlediği istisnaları uygun usulle kamuoyuna duyurur.

Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt Süreci Hakkında Genel Bilgi

»Öncelikle belirtmekte fayda vardır ki VERBİS’e kayıt sadece internet üzerinden yapılabilmekte olup yazılı olarak başvuru yapılması mümkün değildir. VERBİS’e kayıt için “Yurtiçinde Yerleşik Tüzel Kişi, Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişi, Kamu Kurum ve Kuruluşları” olmak üzere üç farklı seçenek bulunmaktadır. Türkiye’de yerleşik olan veri sorumluları doğrudan, Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları ise ancak yetkilendirecekleri temsilcisi vasıtasıyla Sicil’e kayıt olabilirler.

Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt Sırasında İzlenmesi Gereken Adımlar

»Kişisel Verileri Koruma Kurumunun web sitesine (www.kvkk.gov.tr) giriş yapılır.

»Sitede sol tarafta yer alan VERBİS butonuna tıklanarak kayda başlanmış olunur.

»İlk olarak sisteme kayıt olunması gereklidir. Web sitesine girişte “Veri Sorumlusu Yöneticisi Girişi” butonuna tıklanarak akabinde gelen “Kayıt Olun” butonuna tıklanır.

»Karşımıza çıkan ekranda kayıt için uygun seçenek seçilir. (Yukarıda da bahsedildiği üzere VERBİS’e kayıt için “Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, Kamu Kurum ve Kuruluşları” olmak üzere üç farklı seçenek bulunmaktadır.) Bu başvuruyu kategorilere göre ‘’Veri sorumlusu yöneticisi ya da veri sorumlusu temsilcisi veya kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisi istenen bilgileri girerek başvuru formunu ıslak imzalı şekilde kuruma iletilerek yapar. Ya da kep adresinden Kurumun kep adresine göndermek yeterli olmaktadır.

»Kayıt esnasında Veri Sorumlusunun aşağıdaki bilgilerine ihtiyaç duyulur;

−Kimlik ve adres bilgileri,

−Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

−Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,

−Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,

−Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,

−Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,

−Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre,

−Varsa KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Adresi.

»Veri sorumlularının yukarıda yer verilen bilgileri sistemde doldurduktan sonra oluşturdukları başvuru formunu Kuruma kargo / posta / elden iletilmesi veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) aracılığıyla iletmesi gerekmektedir.

Veri Sorumlularının Kayıt Sürecini Tamamladıktan Sonraki Bildirim Yükümlülüğü

»Veri Sorumlularının Veri Sorumluları Sicili’ne kaydolduktan sonra, Kurum tarafından kendilerine iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS’e giriş yaparak bildirim yapması gerekmektedir.

Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt Süresi

»Önemle belirtmekte fayda vardır ki 30 Eylül 2020 tarihine kadar Sicile kayıt yükümlülüklerini yerine getirmesi gereken veri sorumlularının; fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getiremediği göz önüne alınarak, Kurul tarafından, birer yazı ile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için süre tanımıştır. Söz konusu yazıyla Kurul tarafından kendilerine bildirilen süre içerisinde, ilgili veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekmektedir.(Kurulun 01.10.2020 tarihli ve 2020/760 sayılı kararı)

Veri Sorumluları Sicili’ne Kaydolmamanın Yaptırımı

»Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 18. maddesi uyarınca VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası uygulanabilecektir. Dolayısıyla ilgili veri sorumlularının bu yaptırım ile karşılaşmamaları için yukarıda öngörülen tarihlere kadar VERBİS kayıtlarını tamamlamaları gerekmektedir.

 Veri Sorumluları Sicili’ndeki Bilgilerde Değişiklik Olması

»Veri Sorumlusunun Sicil’de kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirmesi gereklidir.